Как правильно структурировать информацию

Вопросы структурирования информации весьма востребованы в современном мире ввиду того, что пространство перенасыщено различной информацией. Именно поэтому возникает потребность в правильной интерпретации и структурировании большого количества данных. Без этого невозможно принимать важные управленческие и экономические решения, основываясь на каких-либо знаниях.

Общие сведения

Существует очень много методов структурирования информации. Это вызвано тем, что существует также огромное количество способов ее представления и организации. Об этом надо помнить, ведь информация бывает очень различной по свойствам. Большую роль при этом играет то, какие именно средства или каналы восприятия задействуются при вводе или выводе данных, какой уровень структурированности имеет информация изначально и относится ли она к числовому, графическому, текстовому или другому типу. Важнейшую роль играет окончательная цель, ради которой необходимо структурировать данные.

Анализ и структурирование информации всегда преследуют определенные цели, и на самом деле их довольно много. От правильной постановки цели во многом зависит конечный результат. Отметим главное классы целей:

Получение новых знаний по определенному процессу.
Проверка информации на неполноту или противоречивость.
Необходимость систематизации и упорядочивания знаний.
Акцентирование внимания на некоторых аспектах.
Сокращение информации для избавления от перенасыщения.
Представление информации в более наглядном и понятном виде.
Использование обобщений и абстракций при описании.

В зависимости от того, какие цели мы преследуем, применяются технологии и методы структурирования. Но как мы знаем, классификация – это не конечный фактор, который определяет метод упорядочивания. Именно поэтому важно определить вид информации и способы ее представления.

Классификация информации

Рассмотрим классификацию по сущности и содержанию знаний:

О целях и ценностях для нужд планирования и прогнозирования.
О функциональных особенностях.
О структуре.
О динамических изменениях.
В целом о состоянии.
О задачах.

Данная классификация представлена в порядке убывания актуальности. Так, наиболее важной является информация о целях, ведь именно исходя из нее определяются конечные потребности пользователя. Остальные же классы сравнительно независимы друг от друга, они лишь позволяют уточнять и дополнять уже имеющиеся данные для отражения их полноты. Такое размещение вполне обоснованно, потому что дает возможность решать быстро и эффективно прикладные задачи, но практически не применяется при решении сложных задач, требующих компьютерного анализа.

Основы классификации и структурирования информации базируются и на других признаках:

1. Информация, имеющая отношение к чему-либо

К объекту.
К нескольким объектам.
К среде.

2. Привязка к временному аспекту

3. Класс структурной организации

Структурированный.
Неструктурированный.
Упорядоченный.
Формализованный.

Несмотря на кажущуюся сложность всех классификаций, хочется сказать о том, что структуризация информации – это простой процесс, который мы воплощаем в жизнь каждый день. Проблема понимания этого вопроса заключается лишь в том, что мы не задумываемся о том, насколько это многогранный и обширный вопрос, делаем все автоматически. Если же погрузиться в исследование этой темы с профессиональной точки зрения, то окажется, что структуризация информации решает множество задач, помогая нам построить собственную систему знаний и использовать ее для дальнейшего развития или решения задач как на бытовом уровне, так и на профессиональном.

Что же такое классификация?

Сбор и структурирование информации невозможно без понятия классификации, которое мы частично рассмотрели в предыдущих абзацах. Но все же стоит подробнее разобраться с этим понятием. Классификация – это некая система информационных элементов, которая обозначает реальные объекты или процессы и упорядочивает их по определенным схожим или различным признакам. Чаще всего это процедура проводится для того, чтобы исследование было более удобным.

Существует два вида классификаций. Первая, искусственная, осуществляется по неким внешним чертам, которые не отражают настоящую сущность объекта, и позволяет упорядочить лишь поверхностные данные. Второй вид – это натуральная или естественная классификация, которая проводится по существенным признакам, которые характеризуют сущность объектов и процессов. Именно натуральная классификация – это научный инструмент, который используют для изучения закономерностей объектов и процессов. При этом нельзя сказать, что искусственная классификация абсолютно бесполезна. Она позволяет решать ряд прикладных задач, но сама по себе довольно ограничена.

От того, насколько качественно была выполнена процедура классификации, во многом зависит дальнейший исход исследования. Это вытекает из того, что разграничение по признакам проводится на ранних этапах, а если на них допустить ошибку, то дальнейшие исследования пойдут некорректным путем.

Важные принципы

Приемы структурирования информации требуют соблюдения определенных принципов, позволяющих быть уверенными в достоверности результатов:

Необходимость каждую операцию разделить на классы и использовать только один основополагающий признак. Это позволяет отсеять лишнюю информацию и сосредоточиться на основных моментах.
Полученные группы должны быть логически связанными и выстроенными в определенном порядке по признаку важности, времени, интенсивности и так далее.

Правило Миллера

Закономерность носит название 7 ±2. Ее открыл американский ученый и психолог Джордж Миллер после проведения большого количества экспериментов. Правило Миллера заключается в том, что кратковременная человеческая память способна в среднем запомнить 7 букв алфавита, 5 простых слов, 9 чисел, состоящих из 2 цифр, и 8 десятичных чисел. В среднем это представляет группу в количестве 7 ±2 элементов. Это правило применимо во многих областях, активно используется для тренировки человеческого внимания. Но его также применяют для структурирования информации, опираясь на то, сколько сможет осилить человеческий мозг.

Принцип края

Этот эффект основывается на том, что человеческий мозг лучше запоминает информацию в начале или в конце. Исследованием этого принципа занимался ученый из Германии Герман Эббингауз в XIX веке. Именно он считается его открывателем. Интересно, что в нашей стране об этом принципе узнали после фильма про приключения Штирлица, в котором главный герой использовал его для переключения внимания своего противника.

Эффект Рестрофф

По-другому этот эффект называется эффектом изоляции, и заключается он в том, что когда объект выделяется из ряда похожих, то запоминается гораздо лучше других. Другими словами, можно сказать что сильнее всего мы запоминаем то, что более всего выделяется. Подсознательно этот эффект используют абсолютно все люди, которые хотят, чтобы их заметили. Каждый человек замечал, что это работает, когда, помимо его воли, внимание привлекала яркая одежда, выделяющаяся из толпы, причудливой архитектуры дом, выглядывающий из серой улицы, или красочная обложка из-под груды одинаковых.

Также принцип весьма применим в рекламе, где производители делают все, для того чтобы максимально выделить свой товар. И это работает даже на тех, кто сам знает об этом эффекте!

В структурировании информации эффект Рестрофф используется для того, чтобы различные групп информации были не похожи друг на друга. Это обеспечивает их более быстрое легкое понимание. Таким образом, если каждый элемент будет неоднозначным и интересным, то мы запомним его гораздо быстрее.

Методы структурирования информации

Процесс изучения человеческого мозга не проходит зря. Ученые вывели несколько методик и способов структурирования информации, которые позволяют сделать запоминание намного более удобным. Мы поговорим об основных и самых популярных способах.

Метод римской комнаты, или цепочка Цицерона, – это очень простой, но эффективный метод для усвоения материала. Он заключается в том, что запоминаемые объекты необходимо мысленно расставить в вашей комнате или той, которую вы очень хорошо знаете. Главное условие в том, что все предметы должны быть расставлены в строгом порядке. После этого для того, чтобы вспомнить необходимую информацию достаточно вспомнить комнату. Именно так и делал Цицерон, когда готовился к выступлению. Он гулял по своему дому, мысленно расставляя акценты, чтобы суметь вернуться к важному моменту по ходу своего выступления. Не стоит ограничиваться комнатой, можно попробовать размещать желаемую информацию на знакомой улице, рабочем столе или другом объекте, который вам хорошо известен.

Метод ментальных карт, или метод Бьюзена, – это простой способ графического изображения информации при помощи схем. Часто этот метод называют майндмэппинг, из-за того что необходимо строить ассоциативные карты. Такой способ запоминания стал довольно популярным в последнее время. Подобные карты рекомендуют составлять психологи и различные тренеры для того, чтобы правильно ставить цели и понимать свои настоящие желания. Но первоначальная цель ментальных карт заключалась именно в том, чтобы быстрее запоминать и структурировать информацию. Для того чтобы составить натальную карту, вам понадобится:

Материал, который вы захотите изучить.
Большой лист бумаги.
Цветные ручки и карандаши.

После этого нарисуйте в центре листа символ или рисунок, который ассоциируется с темой, которую вы хотите запомнить, или отображает ее суть. После этого по направлению к центру рисуйте различные цепочки связей, которые отражают ту или иную сторону изучаемого объекта. В результате для того, чтобы вспомнить нужную информацию, вам не придется просматривать списки или читать пол-учебника. Вы сможете сразу вспомнить главную идею, посмотрев на нее в центре листа, а потом, двигаясь по отходящим ветвям, вспомнить конкретно то, что вам нужно.

Методы поэтапной структуризации

Естественно, что структурирование цифровой информации представляет собой более сложный процесс. Особую сложность представляют задачи, которые характеризуются разным уровнем неопределенности. Для того чтобы решить их, следует прибегать к ряду методов, которые можно объединить в методы поэтапной структуризации и морфологические методы. Оба эти вида адаптированы для того, чтобы их можно было использовать в условиях высокой неопределенности.

Но существенным образом они отличаются в том, какой способ будет использоваться. Первая группа нацелена на то, чтобы постепенно снижать неопределенность задачи, в то время как вторая группа нацелена на решение посредством создания моделей за одну итерацию.

Стоит отметить, что при использовании морфологического метода неопределенность может совершенно не меняться, она просто будет перенесена на другой уровень описания. Оба метода начинаются с того, что исследуется уровень формализации. Но если для методов поэтапной структуризации уровень может быть любым, то для морфологических методов важна детальная декомпозиция и последующее генерирование матричных моделей. Другими словами, можно сказать, что морфологические методы чаще всего используются с мощной компьютерной техникой, потому что человеческий мозг не в состоянии обрабатывать такие массивы информации.

Методы поэтапной структуризации направлены на то, чтобы найти логические взаимосвязи, а морфологические методы не ставят перед собой задачу найти логический вывод, но они проводят тщательный комбинаторный анализ и сортируют информацию более тщательно и глубоко.

Однако эффективность работы заключается в том, чтобы использовать оба эти метода. Структурирование цифровой информации требует комплексного подхода. Именно по этой причине важно не только использовать самые доступные методы, но и прибегать к планированию, экспериментам и другим методам отраслевой специфики.

Технология структурирования информации во многом зависит от того, насколько детально должна быть проделана работа. Так, при структурировании в первую очередь учитывается специфика отрасли.

Анализ и структурирование информации очень выгодно рассматривать в разрезе семиотики. Это подход, который интерпретирует любое способы представления информации как одну из разновидностей текста. Использование знаковой системы позволяет максимально упростить и облегчить понимание информации. Так, при графическом представлении мы используем целый ряд методов, которые позволяют переходить от тональности к контрасту, от насыщенности к яркости и так далее. Все это позволяет упрощать распознавание данных и транслировать их для других знаковых систем. Но поскольку графические модели несколько ограничены, то извлечь из них информацию чаще всего проще с использованием модели интерпретации.

Структурирование информации в медиатеке ПК и серверов

Мы подробно рассмотрели вопросы структурирования, но не затронули вопрос в разрезе цифровой информации. В современном мире информационные компьютерные технологии внедряются во все сферы жизни. Поэтому игнорировать их просто невозможно. Последнее время большое развитие получили информационные медиатеки, которые используются в школах, высших учебных учреждениях, техникумах. Медиатеки ПК и серверов объединяют в себе методические учебные пособия, звукозаписи, фонды книг, видеофайлы, компьютерные презентации, а также техническое обеспечение, необходимое для выведения всей перечисленной информации. На сегодняшний день каждое образовательное учреждение создает свою медиатеку, регулярно пополняемую новой информацией, зафиксированной на различных носителях. Это позволяет развивать самостоятельную работу учащихся с телекоммуникациями и электронными каталогами. Функции, которые выполняет медиатека, следующие:

Структурирование информации с использованием информационных моделей для хранения дипломных работ учащихся рефератов, презентаций и так далее.
Полная автоматизация работы с библиотекой.
Обновление и хранение учебных общеобразовательных материалов в электронной форме.
Хранение справочно-информационных пособий.
Неограниченный доступ к сетевым ресурсам и электронным библиотекам.
Хранение и просмотр фото- и видеофайлов образовательного учреждения.
Поиск необходимой информации по запросу.
Оперативная работа с любыми источниками информации.

Важную роль играет структурирование хранения информации. Для этого учреждениям необходимо владеть мощными серверами, которые бы гарантировали невредимость и сохранность данных. Именно поэтому к вопросу необходимо подходить грамотно и профессионально, ведь в случае ошибки упущенные данные можно не вернуть.

Структурирование информации в медиатеке ПК требует наличия мощного компьютерного оборудования, включая мобильные устройства, ноутбуки, зарядные устройство и так далее. Только высококачественное оборудование позволит обеспечивать полноценную работу с материалами одновременно для всех пользователей. Также очень важно завести центральный сервер, на котором будут храниться данные. Чаще всего сервера устанавливаются в библиотеках. Установка беспроводной сети позволяет каждому преподавателю или учащемуся получать доступ ко всем материалам с ноутбука, не выходя из дома.

Структурирование информации в базах данных

База данных – это некая совокупность данных, которые совместно используются персоналом предприятия, региона, учащимися вуза и так далее. Задача баз данных состоит в том, чтобы можно было хранить большой объем информации и предоставлять их по первому запросу.

Правильно спроектированная база данных полностью исключает избыточность данных, благодаря чему риск хранения противоречивой информации сводится к минимуму. Исходя из этого, можно сказать, что создание баз данных в современном мире преследует две основные цели – это повышение надежности данных и понижении их избыточности.

Жизненный цикл программного продукта состоит из стадий проектирования, реализации и эксплуатации, но основной и ключевой является стадия проектирования. От того, насколько грамотно она продумана, насколько четко определены связи между всеми элементами, зависит информационная насыщенность и общая производительность.

Правильно спроектированная база данных должна:

Гарантировать целостность данных.
Исследовать, находить и удалять противоречивости.
Обеспечивать легкое восприятие.
Позволять пользователю структурировать информацию и вносить новые данные.
Удовлетворять требования производительности.

Перед проектированием базы данных проводят тщательный анализ требований пользователей к будущему программному продукту. При этом от программиста требуется знание основных правил и ограничивающих факторов для того, чтобы грамотно выстроить логические взаимосвязи между запросами. Очень важно правильно проработать поисковой атрибут для того, чтобы пользователи могли по несортированным ключевым словам находить желаемую информацию. Также надо помнить, что чем больший объем информации хранит в себе база данных, тем важнее для нее вопрос производительности, ведь именно при максимальных нагрузках становятся видны все недочеты.

Роль информации в современном мире

Способы структурирования информации, которые мы рассмотрели, направлены на то, чтобы максимально облегчить доступ к данным, хранение их в цифровом или материальном виде. Все они в своей сущности довольно простые, но для их понимания необходимо осознание того, что информация – это лишь абстрактное понятие.

Ее сложно измерить, потрогать или увидеть в той или иной конкретной форме. С точки зрения структурирования информации любой объект представляет собой лишь набор определенных данных и характеристик, которые мы можем представить и разбить на какие-то составные части.

При этом понимание ключевых отличий объектов базируется на том, что мы сравниваем его значения с нормой или с тем объектом, который мы используем для сравнения. Для того чтобы научиться быстро и эффективно структурировать информацию, важно понимать, что она представляет собой всего лишь набор определенных характеристик, свойств и параметров. Научившись правильно с ними обращаться и классифицировать, можно решить множество бытовых и профессиональных задач.

Также важно помнить, что информация всегда может быть записана, изображена или представлена другим способом. Говоря иными словами, если вы чего-то не понимаете, необходимо настолько разбить эту тему на подробные элементы и вникнуть в их суть, чтобы не осталось ничего, чего нельзя было бы объяснить простым языком.

В бытовом плане большинство довольно легко решает такие задачи, изобретая интеллектуальные карты и используя особенности своего мозга, открытые учеными. Но в профессиональном плане структурирование информации до сих пор остается довольно сложной задачей, поскольку ее количество ежедневно и ежеминутно растет.

По сути, вся эволюция человека – это процесс накопления знаний. Но при этом, чтобы эффективно работать, необходимо понять основные принципы структурирования информации, о которых мы тоже говорили ранее. Их не так много. Однако понимание — это ключ к обработке огромных массивов информации и их запоминанию.

При запоминании большого количества информации нам необходимо ее структурировать. Структурирование информации заключается, во-первых, в делении информации на группы и подгруппы по определенному критерию. Во-вторых, в умении строить логические связи между выделенными группами информации, чтобы структура надежно хранилась в нашей памяти. Структурирование – это создание прочного каркаса, на основе которого будет строиться запоминание всей необходимой информации. В этом уроке вы узнаете принципы, критерии и методы структурирования информации для ее наилучшего запоминания.

Оглавление:

Что такое структурирование?

Структурирование материала — это процесс организации информации для ее запоминания, в результате которого элементы изучаемого материала связываются по смыслу в целостную группу или несколько таких групп. Структурирование можно использовать для запоминания любой информации: больших или малых объемов, текста и цифр, учебного или развлекательного материала. Причем организация материала может происходить как до, так и после процесса получения (или накопления) знаний.

К примеру, возьмем номер телефона, написанный сплошным текстом 89115439080. Чтобы ее запомнить в таком виде нужно будет сильно постараться. Но если номер переписать в другом виде, например, в таком: 8 (911) 543-90-80, то запомнить его не составит большого труда. Поэтому, начиная от простого номера телефона и заканчивая большими учебниками, любая запоминаемая информация нуждается в структурировании.

Принципы структурирования

Главная цель структурирования – упрощение понимания основных элементов, из которых состоит весь массив информации, а также логики взаимосвязанности этих элементов. В результате такого упрощения нам становится удобнее запоминать информацию, строить ассоциативные ряды, применять различные мнемотехники. В соответствии с этой целью можно выделить два ключевых принципа структурирования изучаемой информации:

Первый принцип: информация должна быть поделена на группы и подгруппы в соответствии с определенным значимым для нас критерием.

Второй принцип: выделенные группы должны быть логично связаны, выстроены в необходимом порядке (по важности, по времени, по интенсивности и т.п.).

Также к этим принципам можно добавить еще несколько полезных правил, связанных с построением структурированной информации.

Правило Миллера (7 ± 2)

Эта закономерность «семь плюс-минус два» была обнаружена американским учёным-психологом Джорджем Миллером в результате ряда экспериментов. Она показывает, что кратковременная память человека способна запоминать в среднем: девять двоичных чисел, восемь десятичных чисел, семь букв алфавита или пять односложных слов. Что примерно составляет группу в количестве семи плюс-минус двух элементов.

Это правило уже использовалось в уроке по тренировке внимания, но оно также справедливо и для создания информационной структуры, которая должна храниться в нашей оперативной памяти. Поэтому не рекомендуется создавать количество групп или подгрупп, превышающее 7 элементов.

Эффект края

Эффект края (или краевой эффект) заключается в том, что мы обычно лучше запоминаем информацию в начале и в конце структурного ряда. Этот принцип известен в нашей стране благодаря фильму «17 мгновений весны», где главный герой-разведчик использовал его для того, чтобы переключить внимание собеседника. Однако открыт этот принцип был достаточно давно, а его исследованием занимался немецкий ученый Герман Эббингауз еще в XIX веке. Этот ученый также открыл «кривую забывания», информацию о которой вы найдете в следующем уроке.

Эффект Ресторфф

Эффект Ресторфф — называемый иначе эффект изоляции, эффект человеческой памяти, когда объект, выделяющийся из ряда сходных однородных объектов, запоминается лучше других. Иными словами, запоминается то, что сильно выделяется. Этим эффектом часто пользуются рекламщики для того, чтобы завоевать в вашем сознании хорошую позицию для своего товара. В нашем курсе знание этого эффекта необходимо для того, чтобы при структурировании информации выделялись группы непохожие одна на другую. В случае, когда каждый элемент структуры запоминаемого материала будет ярким и неоднозначным, наша память сможет лучше усвоить весь материал.

Методы структурирования

В процессе изучения человеческой памяти исследователи вывели несколько способов и методик структурирования информации, помогающих сделать процесс запоминания удобнее. Среди таких наиболее известных способов можно выделить методы Цицерона («римская комната») и Тони Бьюзена («карты памяти»).

Метод римской комнаты

Цепочка Цицерона или, как ее еще называют, метод римской комнаты — это достаточно простой и в то же время весьма эффективный метод создания структуры запоминаемого материала. Суть его состоит в том, что запоминаемые объекты надо мысленно расставлять в хорошо знакомой комнате в строго определенном порядке. После этого достаточно вспомнить эту комнату, чтобы воспроизвести необходимую информацию. Именно так и поступал Цицерон при подготовке к своим выступлениям — он прогуливался по своему дому и мысленно размещал ключевые моменты своего выступления в нем. Помимо комнаты можно использовать знакомую улицу, рабочий стол или другие объекты, структура которых вам хорошо известна.

Метод ментальных карт (карт памяти) Бьюзена

Метод ментальных карт, или как его еще называют майндмэппинг (а также диаграмма связей, интеллект карта, карта мыслей или ассоциативная карта) – это способ изображения структуры информации при помощи блок-схемы. Такие ментальные карты часто рекомендуют рисовать психологи или ведущие тренингов для правильной постановки целей или ведения проектов, но в нашем случае ментальные карты полезны именно для структурирования запоминаемой информации.

Для того чтобы построить ментальную карту, необходимо выполнить ряд следующих действий:

Возьмите материал, который нужно выучить (учебник, статью, таблицу и т.п.), а также белый лист бумаги, ручку и цветные карандаши.
Изобразите в центре листа любой символ или нарисуйте какую-то картинку, на которой наглядно будет представлено название или содержание всего материала (например, название учебника).
От этого центрального объекта к краям листа нужно рисовать цепочку связей, которая должна отражать структуру изучаемой информации.

В результате вместо просмотра списков слов или предложений сверху вниз и слева направо (как это бывает в обычных конспектах), вы видите главную идею в центре листа, а затем двигаетесь по ветвям к краям листа в таком порядке, который вам нужен.

Итак, третье правило запоминания:

Создавайте удобную и логичную структуру запоминаемой информации.

Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Идёт приём заявок

Подать заявку

Для учеников 1-11 классов и дошкольников

Государственное Бюджетное Учреждение

ДОМ ДЕТСКОГО ТВОРЧЕСТВА «СОЮЗ»

Выборгского района Санкт-Петербурга

по структурированию информации

методист по информационным технологиям

Румянцева Елена Владимировна

Информация на персональном компьютере………………………

Использование горячих клавиш………………………………….

Рекомендации для пользователей………………………………….

В данном методическом пособии разработаны рекомендации по структурированию информации на ПК, оптимизации работы с системами каталогов, описано назначение практическое использование горячих клавиш в системе Windows .

При запоминании большого количества информации нам необходимо ее структурировать. Структурирование информации заключается, во-первых, в делении информации на группы и подгруппы по определенному критерию. Во-вторых, выделенные группы должны быть логично связаны, выстроены в необходимом порядке (по важности, по времени, по интенсивности и т.п.). Наиболее яркий пример это расположение информации в хронологическом порядке. Например информацию из разных источников о неком событии располагают в последовательно от более раннего к более позднему (или наоборот), т.е. в соответствии с временем которое описывается данным блоком информации.

Структурирование – это создание прочного каркаса, на основе которого будет строиться запоминание всей необходимой информации.

Главная цель структурирования – упрощение понимания основных элементов, из которых состоит весь массив информации, а также логики взаимосвязанности этих элементов. В результате такого упрощения нам становится удобнее работать с большими информационными массивами. В соответствии с этой целью можно выделить два ключевых принципа структурирования изучаемой информации:

Основной целью данного методического пособия является выработка практических умений и навыков в структурировании информации и оптимизации работы на компьютере в операционной системе Windows .

Пособие предназначено для педагогов и методистов дополнительного образования, а также может быть полезным широкому кругу пользователей Windows .

1. Информация на персональном компьютере

Вся информация пользователя, включая операционную систему, программы, игры, документы и прочие данные, хранится на специальных носителях, называемых дисками. Внутри компьютера, как правило, размещается магнитный или твердотельный накопитель, именуемый жестким диском (винчестер). Так же данные могут храниться на всевозможных внешних носителях, к которым относятся оптические диски (CD, DVD, Blu-Ray), карты памяти (носители, используемые для хранения данных в цифровых устройствах, например фотоаппаратах, плеерах и т.д.), флэш-диски и прочие. При этом все они предназначены для долговременного хранения информации.

Всю содержащуюся на компьютере информацию можно разделить на 3 большие группы:

Информация, хранящаяся на компьютере, измеряется в байтах. При этом самая маленькая единица измерения данных называется битом. В одном байте содержится 8 бит.

Современные программы и данные пользователей имеют размеры в несколько десятков и сотен тысяч байт, так что в реальных условиях используются гораздо более крупные единицы измерения: килобайты, мегабайты, гигабайты и терабайты.

Основной единицей информации на компьютере является файл. Это некий контейнер, внутри которого хранится какое-то количество информации, объединённое определенной смысловой составляющей. Файл может быть какой-то таблицей, текстом, программой, фотографией, видеороликом, музыкальной композицией и так далее.

Каждый файл имеет собственное имя, которые ему присваивает пользователь в момент его создания и записи на диск. Его имя состоит из двух частей – самого имени (от 1 до 255 символов) и расширения (до четырех символов), разделенных точкой. Например, у файла с названием name.txt, «name» является его именем, а «txt» – расширением.

Расширения имен файлов, определяют их тип, то есть принадлежности к тем или иным программам, способы создания и назначения. То есть, в большинстве случаев, по расширению файла можно понять, какого рода информацию он содержит. Например:

exe, bat, com, msi – как правило такие расширения имеют программы и исполняемые файлы.

sys, dll – системные файлы и библиотеки.

txt – файлы, содержащие внутри себя текст.

doc, docx – тексттовые файлы, созданные с помощью популярнейшего тестового редактора Word (Ворд).

xls, xlsx – файлы таблиц, созданные с помощью редактора электронных таблиц Excel (Эксель).

jpg, tif, bmp, gif, png – графические файлы (фотографии, картинки).

avi, mov, wmv, mkv – видеофайлы (фильмы, ролики).

mp3, wav, wma – звуковые файлы (музыкальные композиции, звуковые дорожки).

На жестком диске в процессе эксплуатации компьютера появляется огромное количество всевозможных файлов. Например, только одна операционная система после установки создает на диске несколько тысяч собственных файлов, необходимых ей для корректной работы. А если к ним приплюсовать еще те, которые создаются при установке всевозможных программ и ваши личные данные, то цифра получится очень впечатляющая.

Если все эти файлы не распределять по категориям, то впоследствии найти нужные вам данные практически невозможно. Именно поэтому в компьютерах используется структурированное хранение информации. Суть этого метода в том, что файлы объединяются в отдельные группы по тому или иному признаку. Эти группы получили название Папки или Каталоги . Они так же, как и файлы имеют собственные имена, только без расширений.

Выбор критериев объединения файлов в папки зависит исключительно от ваших целей и пожеланий. Внутри папок, вы можете создавать другие папки, в которых так же можно создавать необходимое количество каталогов. Единственное условие – все объекты, находящиеся в одной папке, должны иметь разные имена. Файлы и каталоги с одинаковыми именами можно хранить в разных папках. Вложенные папки образуют структуру, называемую деревом папок.

2. Дерево каталогов (папок)

При такой организации хранения данных, каждый файл, хранящийся на каком-либо носителе информации, имеет свой собственный путь. Путь к файлу – это определенная последовательность вложенных друг в друга папок, начиная с той, в которой пользователь находится в текущий момент.

Прежде всего, нужно создать структуру хранения информации в компьютере. В проводнике по умолчанию уже создан рубрикатор информации «Библиотеки» с папками «Документы», «Видео», «Изображения», «Музыка». Но проблема в том, что эти папки находятся на диске C, там, где расположены системные программы компьютера. В случае неполадки с диском C (например, операционная система выйдет из строя) вся собранная в библиотеку информация будет потеряна. Да и большой объем созданных текущих папок и файлов тормозит работу операционной системы.

Поэтому обычно эту информацию помещают на отдельно созданный диск. Например:

C – здесь находится операционная система и системные программы

D – прикладные программы с дополнительными функциями, документы и файлы.

Кстати, папки, которые находятся на рабочем столе, тоже хранятся на диске C. На рабочем столе рекомендуется хранить только ярлыки, которые открывают нужный файл.

Пример того, что расположено на диске C :

Пример того, что расположено на диске D :

3. Использование ярлыков

Ярлыки – это ссылки на программы, документы, файлы и папки, которые можно добавить на рабочий стол или в меню «Пуск». Чтобы каждый раз не просматривать папки или веб-страницы в поисках определенного файла или веб-сайта, можно создать для него ярлык.

Добавление ярлыка на рабочий стол:

Если рабочий стол используется часто, для удобства можно создать на нем ярлыки для избранных файлов.

Просмотрите папку «Документы» и вложенные папки, чтобы найти файл, для которого необходимо создать ярлык.

Щелкните правой кнопкой мыши файл, ссылку на который необходимо добавить на рабочий стол, выберите команду «Отправить», а затем выберите пункт Рабочий стол. Или выбрать «Создать ярлык».

Расположение файла останется прежним, но на рабочем столе появится его ярлык. Обратите внимание, значок на рабочем столе содержит стрелку в нижнем левом углу. Она указывает на использование ярлыка, а не самого файла.

Добавление ярлыка в меню "Пуск"

Ярлыки можно добавлять не только на рабочий стол, но и в меню «Пуск».

Просмотрите папку «Документы» и вложенные папки, чтобы найти файл, для которого необходимо создать ярлык.

Перетащите файл на кнопку Пуск и удерживайте его так около секунды.

После открытия меню Пуск перетащите файл в то расположение, куда его необходимо добавить.

Перетащите файл в расположение, где необходимо добавить ярлык, после чего появится значок ярлыка.

4. Использование горячих клавиш

Горячие клавиши в операционной системе windows – это сочетание нескольких клавиш на клавиатуре, которые позволяют сделать то или иное действие более быстро и сэкономить при этом, в совокупности, массу времени.

Ниже приведен пример таких комбинаций. Рекомендуем ознакомиться со всеми и те, которые заменяют ваши привычные действия, подобные например «Копировать» и «Вставить», выписать или распечатать на отдельный лист бумаги и держать его рядом с клавиатурой. Тогда вы легко усвоите необходимые вам комбинации и работа за компьютером будет происходить намного легче и быстрее.

Копировать. Данная комбинация позволяет выполнить копирование файла, папки, выделенного фрагмента текста или изображения в документе.

Выделить все. Комбинация этих клавиш позволит произвести выделение всего текста в документе или с ее помощью можно выделить все файлы в папке.

Вырезать. После выделения фрагмента текста, изображения, или какого-либо файла данная комбинация клавиш вырезает объект для последующей вставки его в другое место.

Вставить. Это сочетание, вставляет текст, файл, или какой-либо другой объект из буфера обмена, который был помещен туда при выполнении команд « Копировать» или «Вырезать»

Отмена действия. Данная комбинация позволяет отменить последнее выполненное действие пользователя. Например, если вы неудачно вырезали часть текста в документе, то эта комбинация вернет его назад. Еще пример: если у вас произошло незапланированное изменение в документе ( возможно вы просто кликнули не зная куда и теперь не имеете представления как вернуть все в первоначальное состояние ) эти две клавиши помогут вернуться на шаг назад.

ALT + ENTER либо ALT + двойной клик левой кнопкой мышки

Эти два сочетания позволят вам открыть окно свойств какого-либо объекта. Например изображения, документа, папки или диска. Эта комбинация заменяет клик правой кнопкой мыши по объекту и вызов пункта «Свойства» в выпадающем контекстном меню.

Комбинация этих клавиш закрывает активное окно в программе, заметьте – не саму программу, а только лишь окно. Примером может послужить программа фотошоп, когда в ней открыты несколько окошек с изображениями.

Комбинации горячих клавиш для удаление файлов и фрагментов текста в документах:

Удаление. При помощи этой одной клавиши можно произвести удаление выделенного файла. Если вы применяете ее в документе, работая с текстом, то она позволит производить удаление символов справа от курсора.

Безвозвратное удаление. Такое сочетание применяется только к папкам или же файлам, оно позволяет удалить элемент не помещая его в корзину. Будьте пожалуйста аккуратнее с этой комбинацией, так как удаленные таким способом файлы, нельзя восстановить.

Клавиша для работы в документах позволяет производить удаление текста слева от курсора.

При помощи этой комбинации можно быстро создать новую папку

Использование данного сочетания выводит опции элемента, выделенного в момент нажатия.

Применение клавиши шифт с использованием одной из стрелок позволит вам выделять файлы по одному, а в текстовых редакторах производить выделение по одной букве.

Если в браузере или где-нибудь еще вы используете закладки, то удерживая клавишу Ctrl, и нажимая клавишу «Таb», вы будете перемещаться между закладками.

Если удерживать данную клавишу и кликать по файлам беспорядочно, то они будут выделятся в произвольном порядке.

Ctrl + Shift + Esc

Эта комбинация равносильна комбинации Alt+Ctrl+Delete, она выводит на рабочий стол диспетчер задач.

Закрывает активное окно или приложение

Alt + «space» (пробел)

Это сочетание выводит системное меню активной программы.

При нажатии этой клавиши, в активном окне или программе, вы активируете меню. Под каждым пунктом меню появится буква, и после нажатия на клавиатуре буквы, соответствующей какому-либо разделу в программе, этот раздел откроется. В основном это применяется когда отсутствует мышка.

Выделив файл или папку, кликните F2 и вам уже не потребуется вызывать контекстное меню, что бы переименовать ее.

Обновление содержимого папки или страницы браузера.

Эта клавиша позволяет переходить по пунктам формам, или опциям. Например, если вы находитесь на страничке где необходимо ввести какие-либо данные, то чтобы не кликать из одной строчки в другую, вы просто нажимаете эту клавишу и курсор сам, автоматически «перепрыгивает» на нее.

Клавиши с использование кнопки «Windows»:

Клавиша «Windows» – это специальная кнопка на клавиатуре, придуманная разработчиками этой же операционной системы, для использования горячего сочетания. Она располагается в нижней, левой части клавиатуры, между кнопками Ctrl и Alt и имеет логотип Windows.

Вот некоторые из вариантов таких сочетаний:

Одно нажатие на клавишу «WINDOWS» позволяет открыть меню пуск на панели задач.

Очень удобная комбинация, позволяющая быстро открыть папку «Мой компьютер».

Такая комбинация вызывает окно справки и поддержки операционной системы.

Это сочетание позволит вам быстро выйти из вашей учетной записи и заблокировать ее, при условии что у вас стоит пароль на ней. Удобно использовать когда вам требуется срочно отлучиться, но нет желания оставлять важные данные без присмотра.

При одновременном нажатии этого сочетания, курсор мышки автоматически перемещается в трей, находящийся в правом нижнем углу экрана.

Использование этой комбинации позволит вам свернуть все открытые окна программ или папок с рабочего стола в панель задач.

Если необходимо быстро приступить к поиску файлов или папок, воспользуйтесь этим горячим сочетанием.

Если вы используете проектор, то эти клавиши позволят быстро переключиться между им и компьютером.

Позволяет вызвать окно «Выполнить»

Данная комбинация всего лишь прячет все открытые элементы и показывает рабочий стол, для этого ее необходимо удерживать. После того как вы ее отпустите, все ваши открытые окна и приложения вернутся в исходное состояние.

Это сочетание позволяет переключаться между окнами, которые находятся на панели задач.

Такая комбинация открывает свойства системы и равнозначна клику правой кнопкой мыши по иконке «Мой компьютер», и клику, в выпадающем меню, по пункту «Свойства»

Применив данную комбинацию, вы свернете все не активные окна на рабочем столе, за исключением активного. Если после этого примените это сочетание еще раз, то свернутые окна восстановятся.

Это комбинация переключения между открытыми приложениями и папками на рабочем столе. Необходимо удерживать клавишу Alt и нажимать клавишу « Tab » для переключения между ними.

5. Рекомендации для пользователей

Продумайте четкую структуру хранения информации, чтобы файлы одной тематики не находились в разных папках

Не создавайте очень большую степень вложенности папок (не больше 3-5)

Нельзя, чтобы все документы находились в одной папке. Это просто неудобно для поиска. Слишком низкая степень вложенности папок — это тоже неправильно.

Название каждой папки должно отражать суть содержимого в ней. Избегайте давать такие названия как «новая папка», а файлу — «1.docx»

Иногда возникает необходимость давать папке длинное название. Но если она не активна, то его полностью не видно. Поэтому суть содержимого папки должно отражаться в начале её названия.

Выработайте привычку созданным и скачанным файлам сразу давать информативное название.

Удаляйте не нужную информацию без сожаления.

Конечно, вся эта работа (если она не делалась давно) требует дополнительного времени. Но если вы в свой план внесете пункт по систематизации информации на компьютере на 15-30 минут, то это будет не так утомительно.

Заняться упорядочиванием информации все же нужно, ведь эффективность нашей жизни зависит от того, насколько мы организованы, в том числе и при работе на компьютере. Это подобно порядку на вашем обычном рабочем столе. Но там творческий беспорядок допускается, а вот компьютер, может стать «бермудским треугольником» — если что потеряешь, то искать можно очень долго.

Не откладывайте на долго такое полезное занятие, как наведение порядка среди множества папок и файлов вашего компьютера.