Данные о людях, с которыми вы контактируете каким-либо образом можно хранить в контактах Outlook. Папка "Контакты" в Outlook обеспечивает возможность хранить не только адреса электронной почты и телефоны контактов, но и дни рождения, годовщины, почтовые адреса, адреса web-узлов, организации, должности, изображения и др.
Как просмотреть контакты в Outlook?
Для того, чтобы просмотреть контакты в Outlook 2007, необходимо зайти в меню "Переход" и выбрать пункт "Контакты", либо нажать сочетание горячих клавиш Ctrl+3.
Контакты в Outlook можно просматривать в виде визитных карточек, адресных карточек, списка телефоном и так далее, текущее представление контактов можно настроить в соответствии со своими предпочтениями.
Как посмотреть адресную книгу в Outlook?
Адресная книга — это книга, в которой хранятся адреса электронной почты. Открыть и просмотреть адресную книгу Outlook можно разными способами, например, кликнуть на кнопку с изображением книги в стандартной панели инструментов, либо зайти в меню "Сервис" и выбрать пункт "Адресная книга". Можно также воспользоваться сочетанием горячих клавиш Ctrl+Shift+B.
Следует заметить, что в адресной книге отображаются только те контакты, у которых заполнено поле "Электронная почта". Если этот параметр у контакта не заполнен, то в адресной книге он не отображается. Адресная книга в Outlook 2007 выглядит следующим образом:
Удалять контакты, создавать, а также экспортировать и импортировать их можно как стандартными средствами Outlook, так и с помощью макросов VBA.
Неважно, сколько у вас контактов — десятки, сотни или тысячи, — всегда наступает такое время, когда проще найти нужный контакт, чем листать весь список. В Outlook поиск людей и контактов можно выполнить различными способами.
Существует несколько способов поиска контактов. В любой папке Outlook можно воспользоваться полем "Поиск людей" на ленте. Вы также можно находить нужные контакты при создании сообщения или приглашения на собрание либо с помощью области "Люди" (прежнее название — папка "Контакты").
Поиск контактов с помощью поля "Поиск людей" на ленте
Это самый быстрый и простой способ найти нужного человека в списке контактов. Установите курсор в поле "Поиск людей" и введите несколько букв из его имени или адреса электронной почты. По мере ввода Outlook будет уточнять результат поиска. Например, если ввести букву Н, Outlook покажет совпадение с такими именами, как Николай, Никита и Надежда. После того как вы введете На, список в Outlook сократится до Надежда.
Поиск контактов при создании нового сообщения
При нажатии в окне нового сообщения кнопок "Кому", "Копия" или "СК" открывается адресная книга по умолчанию. Если вы пользуетесь учетной записью Exchange или Office 365, это будет глобальный список адресов вашей организации. Если же вы работаете с учетной записью POP или IMAP, откроется ваша папка "Контакты".
Если у вас несколько папок контактов или адресных книг, с помощью раскрывающегося меню на кнопке "Адресная книга" можно будет выбрать одну из них. После этого вы увидите упорядоченный по алфавиту (по имени) список.
Для поиска нужного контакта в поле "Поиск" введите часть его имени и нажмите "Найти". Вы можете выбрать переключатель "Другие столбцы" для поиска по другим полям, включая подразделение, телефон и расположение. После того как на экране появится список контактов, дважды щелкните один из них, чтобы добавить его в поле "Кому", либо выделите контакт и затем щелкните "Кому", "Копия" или "СК", чтобы добавить его в соответствующее поле.
Поиск контактов с помощью области "Люди"
Выберите Люди в нижней части экрана.
Над списком контактов установите курсор в поле Поиск контактов.
Примечание: Поле "Поиск контактов", расположенное над списком контактов, отличается от поля Поиск людей в правом верхнем углу ленты Outlook. В поле "Поиск людей" можно искать контакты только по имени и адресу электронной почты. Поле "Поиск контактов" позволяет искать по номеру телефона, адресу, названию организации и прочим параметрам.
Введите имя пользователя или другие сведения, например номер телефона или название организации.
Совет: Данные не обязательно вводить полностью. Например, если вы ищете человека по имени Андрей Гладков, вы можете ввести его имя полностью или же только первые три буквы его фамилии (" Гла").
Результаты поиска отображаются в Outlook в формате визитной карточки — с фотографией контакта, адресом электронной почты, домашним или рабочим адресом и номерами телефонов. Выберите нужного человека в результатах поиска.
Примечание: Outlook уточняет результаты поиска по мере ввода новых символов. Например, если ввести букву "А", Outlook отобразит записи о людях с именами Анна, Артем, Андрей, Алексей и Александра. После того как вы введете "Алек", в результатах поиска останутся только люди с именами Алексей и Александра, а также те, у кого введенные символы содержатся в любом поле, включая название организации, адрес электронной почты и физический адрес.
Ограничение области поиска
Если при поиске полных или частичных сведений получено слишком много результатов, рекомендуем уточнить параметры поиска. Щелкните поле Поиск людей на вкладке Люди, после чего откроется вкладка Средства поиска.
Совет: Вы также можете открыть вкладку Средства поиска, нажав клавиши CTRL+E.
Существует множество параметров для ограничения области поиска, включая следующие группы параметров на вкладке Средства поиска:
Область. Измените папки, в которых нужно выполнить поиск.
Уточнение. Находите людей, в контактных данных которых содержатся номера телефонов или другие типы сведений.
Параметры. Используйте предыдущие параметры поиска или настройте дополнительные.
В разделе "Контакты" выполните одно из указанных ниже действий.
В поле Поиск в папке "Контакты" введите имя пользователя или другие контактные данные.
Нажмите клавиши CTRL+У.
Данные не обязательно вводить полностью. Например, введите часть названия организации или номера телефона.
В любом из представлений карточки, например Визитная карточка или Адресная карточка, щелкните любую из букв, расположенных в алфавитном порядке рядом с карточками.
В любом представлении таблицы, например Список телефонов или По организациям, щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать контакты по критериям, связанным с этим столбцом. К примеру, заголовком столбца может быть Полное имя, Должность, Организация и Категории.
Вы также можете искать контакты из любой папки в Outlook. Выполните указанные ниже действия.
На вкладке Главная в группе Найти введите имя контакта в поле Найти контакт.
Можно ввести неполное имя, например "Полин", имя или фамилию, а также адрес электронной почты, отображаемое имя или название организации.
Ограничение области поиска
При щелчке в поле Поиск в папке "Контакты" появляется вкладка Средства поиска. Команды поиска позволяют уточнить результаты, чтобы найти именно нужный контакт.
Область Изменение папок Outlook, которые включены в поиск.
Уточнить Поиск элементов на основе категорий или только записи с номерами телефонов, адресами или полями контактов, которые вы выбрали.
Параметры Просмотр и повторное использование предыдущих результатов поиска или измерение параметров расширенного поиска.
Поиск в почтовом ящике
Вы также можете искать контакты из любой папки почтового ящика.
На вкладке Главная в группе Найти введите искомое имя человека в поле Найти контакт.
Можно ввести неполное имя, имя или фамилию, адрес электронной почты, отображаемое имя или название организации.
Поиск с использованием поля поиска в адресной книге
На панели инструментов Стандартная в поле поиск в адресной книге введите имя контакта, который требуется найти. Сперва поиск производится среди контактов Outlook. Если совпадения не найдены, начинается поиск во всех остальных доступных адресных книгах, включая все добавленные вами.
Совет: Можно ввести неполное имя, например "Полин", имя или фамилию, отображаемое имя, псевдоним электронной почты или название организации. Чтобы быстро открыть контакт, который вы уже искали раньше, щелкните стрелку рядом с полем поиск в адресной книге и выберите нужное имя.
Составление сообщения для найденного имени или электронного адреса
В заголовке окна нового сообщения нажмите кнопку Кому, Копия или СК.
В поле Поиск введите имя.
Дважды щелкните имя в списке Имя и нажмите кнопку ОК.
Почему в моей адресной книге не отображается список (столбец) имен?
Возможно, во время последнего поиска в адресной книге вы использовали параметр Другие столбцы. Установите переключатель Только имя рядом с полем Поиск, чтобы вернуться к представлению списка.
Другие способы поиска
Когда вы вводите имя в поле Кому, Копия или СК сообщения электронной почты, Outlook автоматически проверяет, есть ли это имя в адресной книге. Если есть совпадение, отображаемое имя и адрес электронной почты заполняются, а вы можете сразу отправить сообщение. Если совпадений не выявлено, появляется диалоговое окно Проверить имена с запросом ввода дополнительных сведений. Если введенные вами буквы содержатся в нескольких именах, вы можете выбрать нужное имя из списка. Если имя не найдено, возможно, придется искать в другой адресной книге или создать новый контакт.
Если в поле ввести адрес или псевдоним электронной почты, при этом соответствующий ему человек или список рассылки присутствует в адресной книге, то в поле появляется его отображаемое имя, заменяя введенный вами текст.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Адресная книга 
.
Совет: Вы также можете открыть адресную книгу из меню Сервис и в открытом сообщении. В открытом сообщении на вкладке Сообщение в группе Имена нажмите кнопку Адресная книга.
В списке Адресная книга выберите ту адресную книгу, в которой нужно искать имена.
Адресные книги в списке "Адресная книга", за исключением глобального списка адресов (GAL), создаются на основе папок в ваших контактах. По умолчанию содержимое основной папки контактов Outlook наполняет адресную книгу Microsoft Outlook. Также в списке содержатся другие созданные вами папки контактов, если только вы не настроили в свойствах запрет отображать их. Список GAL в Microsoft Exchange создается и управляется администратором вашей организации.
В поле Поиск введите имя или часть имени, которое нужно найти.
Чтобы найти имя по другим сведениям (например, по должности или местоположению), установите переключатель Другие столбцы и введите сведения. В этом поле можно искать по нескольким критериям. Вводите запятую после каждого критерия. Поиск будет производиться по всем включенным столбцам, также известным как "поля" таких сведений.
Почему в моей адресной книге не отображается список (столбец) имен?
Возможно, во время последнего поиска в адресной книге вы использовали параметр Другие столбцы. Установите переключатель Только имя рядом с полем Поиск, чтобы вернуться к представлению списка.
Если не удается найти нужное имя в определенной адресной книге, поищите его в другой. Список "Адресная книга" может содержать несколько адресных книг, содержимое которых может отличаться. 
При поиске адреса электронной почты в службе каталогов Интернета LDAP вы можете искать имя по символу, с которого оно начинается, или по символам, которые оно содержит, выбрав параметр Начинается с или Содержит.
В диалоговом окне Адресная книга выберите другую адресную книгу в списке Адресная книга.
Чтобы просмотреть контакты из своего списка контактов Outlook, в списке Адресная книга выберите нужную папку контактов в разделе Адресная книга Outlook.
Чтобы контакт появился в папке Адресная книга Outlook/Контакты, у него должно быть заполнено поле Эл. почта или Факс.
Составление сообщения для найденного имени или электронного адреса
В заголовке окна нового сообщения нажмите кнопку Кому, Копия или СК.
Найдите имя или электронный адрес, выполнив действия из предыдущего раздела Поиск имен в адресной книге.
Дважды щелкните имя или электронный адрес в списке "Адресная книга" и нажмите кнопку ОК.
Почему в моей адресной книге не отображается список (столбец) имен?
Возможно, во время последнего поиска в адресной книге вы использовали параметр Другие столбцы. Установите переключатель Только имя рядом с полем Поиск, чтобы вернуться к представлению списка.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Адресная книга .
Совет: Вы также можете открыть адресную книгу из меню Сервис и в открытом сообщении. В открытом сообщении на вкладке Сообщение в группе Имена нажмите кнопку Адресная книга.
В списке Адресная книга выберите ту адресную книгу, в которой нужно искать имена.
Возле поля Поиск установите переключатель Другие столбцы.
Введите сведения (или их часть), которые ищете. Например, введите номер телефона, местоположение или должность человека.
В этом поле можно искать по нескольким критериям. Вводите запятую после каждого критерия. Поиск будет производиться по всем включенным столбцам, также известным как "поля" таких сведений.
В поле Поиск можно также ввести полное или частичное имя человека, чтобы уточнить поиск.
Если не удается найти нужного человека, возможно, стоит поискать в другой адресной книге. Не все адресные книги содержат одинаковые поля.
Функция расширенного поиска позволяет использовать несколько ключевых слов или критериев, чтобы найти нужного человека. Все делается подобно обычному поиску при установленном в поле Поиск переключателе Другие столбцы, однако при этом критерии поиска вводятся в разных полях, вместо одного поля с разделением запятой. В зависимости от введенных для человека контактных данных не все поля могут применяться к поиску.
Расширенный поиск позволяет увидеть, какие поля используются при поиске по введенным ключевым словам или критериям.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Адресная книга .
Совет: Вы также можете открыть адресную книгу из меню Сервис и в открытом сообщении. В открытом сообщении на вкладке Сообщение в группе Имена нажмите кнопку Адресная книга.
В списке Адресная книга выберите ту адресную книгу, в которой нужно искать имена.
Щелкните ссылку Расширенный поиск.
В окне Поиск введите данные в соответствующие поля.
Чем больше данных ввести, тем точнее будут результаты поиска.
Примечание: Если не удается найти нужного человека, возможно, стоит поискать в другой адресной книге. Не все адресные книги содержат одинаковые сведения.
В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.
Экспорт и импорт контактов
Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.
Экспорт контактов
Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.
Outlook 2013, 2016
- Перейдите к вкладке «Файл».
Outlook 2010
- Разверните меню «Файл».
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
Импорт контактов
Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.
Outlook 2013, 2016
- Откройте вкладку «Файл».
Outlook 2010
- Разверните меню «Файл».
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook
Где расположена адресная книга Outlook
Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:
- C:Пользователиназвание_учетной_записиAppDataLocalMicrosoftOutlook;
- C:Пользователиназвание_учетной_записиRoamingLocalMicrosoftOutlook;
- C:Usersимя_пользователяDocumentsФайлы Outlook;
- C:Пользователиназвание_учетной_записиМои документыФайлы Outlook;
- C:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook;
- C:Documents and Settings.
Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.
Создание адресной книги
Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.
Outlook 2010, 2013, 2016
- Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».
Добавление контактов
Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.
- Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
Добавление контакта из сообщения электронной почты
Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».
Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.
Microsoft
https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690
Создание группы контактов
Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.
Outlook 2010, 2013, 2016
- Перейдите к разделу «Люди».
Outlook 2007
- Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».
Удаление контактов
Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:
- Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.
