Как изменить представление писем в outlook

Используя меню «Вид — Представления — Определить представления» в Outlook 2007 вы можете изменить любые параметры отображения писем в конкретной папке. Изменение отображения сообщений в почтовых папках может быть полезно как в случаях проблем со зрением, так и в ситуациях, когда необходимо иметь возможность более оперативно анализировать информацию, за счет выделения цветом сообщений в Outlook.

Но что делать, когда хочется изменить представление папок Outlook для всех папок сразу? Неужели придется для каждой папки в отдельности проделывать эти процедуры? Что делать, если таких папок сотни?

Для того, чтобы изменить параметры представления для всех папок одновременно, достаточно изменить представление «Сообщения» (Рис. 1) и новое представление распространится по всем папкам.

Стоит заметить, что представление «Сообщения» является представлением по умолчанию. В случаях, если в какой-то из папок вы меняли представление (например, увеличивали ширину столбцов), то изменение представления «Сообщения» никак не повлияет на эти папки.

Для того, чтобы сбросить представления во всех папках Outlook на значения по умолчанию, необходимо запустить Outlook c командой /cleanviews:

После запуска Outlook с кличем cleanviews, он автоматически сбросит представления во всех папках на значения по умолчанию и изменив представление «Сообщения», Вы сможете изменить представления во всех папках одновременно.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Представления позволяют просматривать элементы в папке различными способами. В каждой папке Outlook, например в папке "Входящие" и " Календарь", можно настроить представление для изменения организации элементов, шрифтов и множества других параметров.

Наиболее распространенными изменениями, которые нужно внести в представление, является изменение размера шрифта в списке сообщений, области чтения или при создании сообщения.

Изменение типа и размера шрифта в списке сообщений

Нажмите кнопку Просмотр параметров просмотра_гт_.

В диалоговом окне Дополнительные параметры представления нажмите кнопку другие настройки .

Выберите шрифт для столбцов или строк.

Примечание: Чтобы изменить размер шрифта предварительного просмотра сообщения, имени отправителя и темы в представлении "Входящие" по умолчанию, выберите пункт шрифт строки.

Выберите нужный шрифт, его начертание и размер, а затем нажмите кнопку ОК три, чтобы сохранить параметры и применить изменения.

Примечание: Если вы хотите изменить шрифт или размер шрифта для предварительного просмотра сообщения (текстовая строка, отображаемая в разделе тема и отправитель, выберите пункт Шрифт в разделе Просмотр сообщения).

Изменение шрифта или размера шрифта в области чтения

Область чтения не позволяет изменять шрифт или размер шрифта по умолчанию. Однако вы можете легко увеличить или уменьшить масштаб. Вы также можете настроить отображение всех сообщений электронной почты в Outlook в виде обычного текста и получить больший контроль над размером шрифта.

Если вы являетесь подписчикОм Office 365, вы можете выбрать процент масштабирования, который будет сохраняться во всех прочитанных сообщениях.

В правом нижнем углу области чтения выберите процент (обычно 100%). чтобы открыть диалоговое окно " увеличить при чтении ".

Выберите один из процентных значений по умолчанию или введите собственный процент. Установите флажок Запомнить мой параметр , чтобы обеспечить одинаковый масштаб во всех получаемых сообщениях.

Если вы не являетесь подписчиком Office 365, масштаб в процентах не будет сохранен в одном сообщении на следующий. Каждый раз, когда вы переключают сообщения в области чтения, вам потребуется увеличить или уменьшить масштаб. Чтобы изменить масштаб в процентах, выполните указанные ниже действия.

Чтобы увеличить или уменьшить масштаб в области чтения, найдите ползунок «Масштаб» в правом нижнем углу области чтения.

Чтобы изменить размер текста в области чтения, передвиньте ползунок влево или вправо.

Примечание: Любые изменения, внесенные в масштаб, сохраняются только во время просмотра сообщения. Если выбрать другое сообщение, процент масштабирования вернется в 100%. При нажатии кнопки "назад" на первое сообщение процент масштабирования не сохраняется.

Изменение размера шрифта для сообщений при составлении, ответе и пересылке

Чтобы изменить размер шрифта для сообщений при создании, ответе и переадресации, выполните указанные ниже действия.

Выберите файл _гт_ Параметры _гт_ почты _гт_ бланков и шрифтов.

Чтобы изменить шрифт по умолчанию, размер шрифта и цвет шрифта при создании или ответе на сообщения, нажмите кнопку Шрифт для новых сообщений или ответа или пересылка сообщений .

Нажмите кнопку ОК два раза, чтобы сохранить изменения.

Для выполнения дополнительных задач выберите один из вариантов ниже.

Иногда проще начинать с нового представления, не изменяя существующее представление. Вы можете создать новое представление в любой папке Outlook.

Нажмите кнопку Просмотреть _Гт_ Текущее представление_Гт_ изменить представление _гт_ представления _гт_ создать.

Примечание: Если вы хотите начать с существующего представления, в диалоговом окне Управление всеми представлениями выберите _лт_куррент View сеттингс_гт_ и нажмите кнопку Копировать.

Введите имя нового представления и выберите тип представления.

В разделе Может быть использовано оставьте значение по умолчанию во всех папках "Почта" или выберите другое значение, а затем нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Дополнительные параметры представления: Новое представление выберите нужные параметры, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы сразу использовать новое представление, нажмите кнопку Применить.

При создании нового представления можно выбрать различные типы представлений.

Таблица. В табличном представлении данные отображаются в строках и столбцах. Это одно из наиболее эффективных представлений для сообщений электронной почты.

Временная шкала. Представление временной шкалы показывает элементы на фиксированной временной шкале. Это полезно для задач или папок с небольшим количеством элементов, которые разбросаны за определенный период времени, например сбор двадцать электронных писем для определенного проекта.

Меня Представления с карточками обычно используются для папок контактов. В представлении карточка видны различные поля, которые применяются к каждому элементу, независимо от того, заполнены они или нет.

Визитная карточка. Представления визитных карточек обычно используются для папок контактов. В представлении визитной карточки отображаются только поля, содержащие данные.

Люди Представление "люди" — это представление контактов, которое не показывает тот же уровень детализации, который вы видите на карточке или в представлениях визитных карточек. Вы увидите список контактов с именем и фотографией.

День/неделя/месяц Представление день/неделя/месяц обычно используется в папках календаря, но его можно также использовать для папок электронной почты.

Значок Элементы отображаются в виде значков с помощью значков и их темы. Это представление удобно использовать для папок с небольшим количеством элементов или для папок заметок.

Важно: Вы не можете удалить встроенное представление, даже если изменили его параметры.

На вкладке Вид в группе Текущее представление выберите Изменить представление > Управление представлениями.

В разделе Представления для папки выберите пользовательское представление, которое хотите удалить.

Нажмите кнопку Удалить, подтвердите удаление и нажмите кнопку ОК.

Что нужно сделать?

Перейдите в представление, которое хотите взять за основу для нового представления.

В меню Вид наведите указатель на элемент Упорядочить по и выберите Настраиваемое.

Чтобы внести изменения, нажмите соответствующую кнопку и выберите нужные параметры. Например, чтобы добавить или удалить столбцы, нажмите кнопку "Поля" (столбцы часто называют полями). Затем добавьте или удалите поля либо создайте собственное поле.

Закончив вносить изменения, закройте диалоговое окно Настройка представления: имя представления.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

В списке Представления для папки имя_папки выберите строку Текущее представление.

Нажмите кнопку Копировать.

Введите имя в поле Имя представления.

Чтобы указать, где будет доступно данное представление, установите в соответствующее положение переключатель в группе Может быть использовано.

Примечание: Все программы на компьютере, в которых используются параметры даты из операционной системы, будут затронуты изменениями, которые вы вносите в панель управления.

Если вы используете многострочный макет, то при добавлении в представление нескольких полей вам может потребоваться увеличить количество отображаемых строк в макете, чтобы все данные были видны.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.

Нажмите Другие настройки.

В разделе Другие параметры измените значение x в поле компактный формат для ширины меньше x знаков.

Например, значение "80 знаков" означает, что если ширина списка заголовков сообщений становится меньше 80 знаков, Outlook автоматически отображает две строки для предварительного просмотра.

Новые представления добавляются в Текущее представление подменю.

В папках Контакты, Задачи и Заметки вы можете быстро изменить текущее представление с помощью элемента Настройка текущего представления в области навигации.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

Выберите команду Создать.

В поле Имя представления введите имя.

В поле Тип представления выберите нужный тип представления.

Чтобы указать, где будет доступно представление, выберите соответствующий параметр в разделе Может быть использовано.

Нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Настройка представления: имя представления выберите нужные параметры.

Завершив выбор параметров, нажмите кнопку ОК.

Чтобы сразу же воспользоваться созданным представлением, нажмите кнопку Применить.

Примечание: Все программы Office 2007 на компьютере, в которых используются параметры даты операционной системы, будут затронуты изменениями, внесенными в панели управления.

Если вы используете многострочный макет, то при добавлении в представление нескольких полей вам может потребоваться увеличить количество отображаемых строк в макете, чтобы все данные были видны.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.

Нажмите Другие настройки.

В разделе Другие параметры измените значение x в поле компактный формат для ширины меньше x знаков.

Например, значение "80 знаков" означает, что если ширина списка заголовков сообщений становится меньше 80 знаков, Outlook автоматически отображает две строки для предварительного просмотра.

Новые представления добавляются в Текущее представление подменю.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

В поле Представления для папки "имя_папки" выберите представление, которое хотите переименовать.

Выберите команду Переименовать.

В поле Новое имя представления введите новое имя.

Примечание: Стандартное представление переименовать нельзя, даже если вы изменили его параметры. Но вы можете скопировать стандартное представление, присвоить копии новое имя и изменить параметры.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

В поле Представления для папки "имя_папки" выберите представление, которое нужно сделать доступным в других папках.

Нажмите кнопку Копировать.

В поле Имя представления введите имя.

Чтобы указать, где будет доступно представление, установите соответствующий переключатель в разделе Может быть использовано.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы сразу же воспользоваться созданным представлением, нажмите кнопку Применить.

Примечание: Новые представления добавляются в Текущее представление подменю.

Перейдите в представление, которое хотите изменить.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите нужное представление.

В меню Вид наведите указатель на элемент Упорядочить по и выберите Настраиваемое.

Нажмите Другие настройки.

Выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

В поле Представления для папки "имя_папки" выберите представление, для которого хотите восстановить первоначальные настройки.

Выберите команду Сброс.

Примечание: Если кнопка Сброс недоступна, возможно, выбрано пользовательское представление или стандартное представление, которое не было изменено.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

В поле Представления для папки имя_папки выберите представление, которое необходимо удалить.

Нажмите кнопку Удалить.

Примечание: Вы не можете удалить стандартное представление, даже если изменили его параметры.

Формат в несколько строк доступен только в табличном типе представления (базовая структура представления). При создании представления в первую очередь необходимо выбрать один из пяти типов представлений (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), чтобы задать размещение и форматирование данных в новом представлении.

• Изменение количества знаков, при превышении которого отображение переключается с формата в несколько строк на формат в одну строку – в программе Microsoft Outlook можно установить ширину (в количестве знаков) списка сообщений, при превышении которой отображение переключается на формат в несколько строк.
• В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
• Нажмите кнопку «Другие настройки».
• В группе «Другие параметры» установите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков и введите в текстовом поле число n.
• Указание количества строк, отображаемых в формате в несколько строк – если при отображении в формате в несколько строк список сообщений недостаточно широкий для отображения всех заголовков столбцов элементов, эту информацию можно получить из всплывающего сообщения, которое вызывается при задержке указателя мыши на имени элемента. Во всплывающем сообщении также будут находиться все дополнительные поля, отображаемые в формате в одну строку для данного вида.
• В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
• Нажмите кнопку «Поля».
• В переключателе Максимальное число строк в режиме в несколько строк установите нужное значение.
• Скрыть или показать заголовки групп – в меню Вид выделите пункт Упорядочить по, а затем выберите команду Отображать в группах.

Изменение многострочного макета

Формат в несколько строк доступен только в табличном типе представления. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое. Нажмите кнопку «Другие настройки». В группе «Другие параметры» выполните одно из следующих действий:

• чтобы всегда использовать многострочный макет, выберите переключатель Всегда в несколько строк;
• если данный параметр недоступен, снимите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков, а затем выберите переключатель Всегда в несколько строк;
• чтобы задать ширину, при которой Microsoft Outlook изменит многострочный макет на однострочный для отображения большего числа полей, установите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков, а затем введите нужное число n.

Изменение однострочного макета

Однострочный макет доступен только в табличном типе представления. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое. Нажмите кнопку «Другие настройки» и снимите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков.

Изменение имени пользовательского представления

В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. В поле «Представления для папки имя_папки» выберите представление, которое требуется переименовать. Нажмите кнопку «Переименовать» и в поле «Новое имя представления» введите новое имя.

Встроенное представление переименовать нельзя, даже если его настройка была изменена. Скопируйте встроенное представление, присвойте ему новое имя, а затем измените параметры настройки.

Изменение условий доступности представления и папки, в которой оно доступно

1. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
2. В списке Представления для папки имя_папки щелкните по представлению, которое требуется использовать в других папках.
3. Нажмите кнопку «Копировать».
4. В поле «Имя представления» введите имя.
5. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе «Может быть использовано».
6. Нажмите кнопку «OK».
7. Чтобы немедленно воспользоваться представлением, нажмите кнопку «Применить».

Новые представления добавляются в подменю Текущее представление.

Создание нового представления или изменение существующего

Кроме создания и настройки представления можно к табличному представлению применить встроенное упорядочение.

Создание представления с нуля – в меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. Нажмите кнопку «Создать». В поле «Имя представления» введите имя. В списке Тип представления выделите нужный. Чтобы указать, где будет доступно это представление, выберите в группе «Может быть использовано» нужный переключатель. Нажмите кнопку «OK». В диалоговом окне Настройка представления: имя_представления выберите нужные параметры. По окончании настройки параметров нажмите кнопку «OK». Чтобы немедленно воспользоваться представлением, нажмите кнопку
«Применить».

Если при использовании многострочного макета в представление было добавлено несколько полей, то для просмотра всех сведений может понадобиться увеличить число строк, отображаемых в многострочном макете. Новые представления добавляются в подменю Текущее представление.

Создание нового представления на основе стандартного – перейдите в представление, на основе которого требуется создать новое представление. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое. Для каждого типа вносимых изменений нажмите соответствующую кнопку и выберите необходимые параметры. Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления: имя_представления. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. В списке Представления для папки имя_папки щелкните строку «Текущее представление». Нажмите кнопку «Копировать». В поле «Имя нового представления» введите имя. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе «Может быть использовано».

Если при использовании многострочного макета в представление было добавлено несколько полей, то для просмотра всех сведений может понадобиться увеличить число строк, отображаемых в многострочном макете.

В разделах Контакты, Задачи и Заметки можно быстро изменить текущее представление, щелкнув ссылку Настроить текущее представление в области переходов.

Удаление пользовательского представления

В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. В списке Представления для папки имя_папки выберите представление, которое требуется удалить, и нажмите кнопку «Удалить».

Встроенное представление нельзя удалить, даже если его параметры были изменены.

Выделение элементов в представлении

При поступлении в папку «Входящие» непрочтенного сообщения оно выделяется в полужирным шрифтом. Кроме того, выделяются просроченные элементы, а также завершенные и непрочтенные задачи. Применяя походящие цвета и форматы текста, можно выделять элементы в любом табличном представлении.

1. Укажите последовательно в меню Вид на команды Упорядочить по и Текущее представление и щелкните какое-либо представление, относящееся к табличному типу представления.
2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
3. Нажмите кнопку «Автоформат».
4. Нажмите кнопку «Добавить».
5. В поле «Название введите имя правила».
6. Нажмите кнопку «Условие и выберите нужные параметры».
7. Нажмите кнопку «OK».
8. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите нужные параметры.

В папке «Входящие» можно задать отображение определенным цветом сообщений от конкретного отправителя. В меню Сервис нажмите кнопку «Организовать», а затем щелкните ссылку По цвету.

В первом элементе, помеченном маркером, выберите требуемые параметры и нажмите кнопку «Применить цвет».

Сброс стандартного представления

1. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
2. В списке Представления для папки имя_папки щелкните по представлению, для которого требуется восстановить исходные параметры.
3. Нажмите кнопку «Сброс».

Если кнопка «Сброс» недоступна, возможно, было выбрано настраиваемое представление или стандартное представление с первоначальными параметрами.

Просмотр результатов отслеживания и ответов на голосование

Откройте исходное отслеживаемое сообщение. Обычно оно хранится в папке «Отправленные» и перейдите на вкладку Отслеживание.

Переход в другое представление

В меню Вид выделите пункты «Упорядочить по», «Текущее представление», а затем выберите нужное представление. В областях Контакты, Задачи, Заметки и Дневник в области Текущее представление отображаются представления, доступные для соответствующего типа представления. Представление можно быстро изменить, выбрав нужное в области Текущее представление.

Поиск адреса на карте

1. Откройте «Контакт».
2. В разделе Адрес щелкните направленную вниз стрелку и выберите тип адреса, который требуется найти на карте – «Рабочий», «Домашний» или «Другой».
3. Выберите в меню Действия команду Отобразить схему адреса.

Эта функция не работает для России. К сожалению поддерживается только карта США. Средство или некоторые параметры, описанные в этом разделе справки, применимы только в случае, когда в языковых параметрах Microsoft Office включена поддержка английского языка.

Одновременный просмотр двух папок Microsoft Outlook

Если требуется просмотреть другую папку Microsoft Outlook, например «Календарь», не закрывая уже открытую папку, например «Входящие», выполните следующие действия:

1. Если одна из двух папок еще не открыта в главном меню Microsoft Outlook, выберите папку в меню Перейти в списке папок, чтобы отобразить ее.
2. Щелкните правой кнопкой мыши вторую папку и выберите в контекстном меню команду Открыть в новом окне.

Изменение столбцов и полей

В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление и Формат столбцов. В списке Имеющиеся столбцы выберите имя столбца, ширину которого требуется изменить. Если известна требуемая ширина столбца в знаках, установите переключатель Равна и введите число знаков в поле. Чтобы Microsoft Outlook автоматически устанавливал ширину столбцов, установите переключатель Подбирается автоматически.

Чтобы быстро изменить ширину столбца, укажите мышью на правую границу заголовка столбца и, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу столбца влево или вправо. Чтобы быстро сделать столбец достаточно широким для отображения всего содержания, дважды щелкните кнопкой мыши правую границу заголовка столбца.

Изменение ширины столбца в табличном представлении

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. В мультистрочном макете Microsoft Outlook автоматически изменяет размеры заголовков столбцов по мере изменения ширины списка сообщений. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите в контекстном меню команду Форматировать столбцы. В группе «Ширина» выполните одно из следующих действий:

• выберите переключатель Равна, а затем введите число в поле знаков;
• чтобы Microsoft Outlook автоматически подбирал наилучший размер столбца, выберите Подбирается автоматически.

Выравнивание содержимого столбца

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, укажите в контекстном меню на команду Выравнивание и выберите необходимый вид выравнивания.

Изменение надписи в заголовке столбца

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, который требуется изменить, и выберите в контекстном меню команду Форматировать столбцы. В поле «Заголовок» введите новую надпись. При изменении надписи имя поля не изменяется.

Перемещение столбца

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. Перетащите заголовок столбца на границу заголовков столбцов, между которыми вставляется данный столбец. При появлении маркера в виде двойной стрелки отпустите кнопку мыши.

Добавление и удаление полей в представлении

В таблице поле представлено в виде столбца данных. В карточке – в виде графы с меткой и определенными сведениями. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление. Нажмите кнопку «Поля». Выполните одно из следующих действий:

• добавление поля или столбца – в списке Имеющиеся поля выберите поле, которое требуется добавить. Если в списке Имеющиеся поля нет нужного поля, выберите другой набор полей в поле «Группы полей для выбора» и выберите поле. Нажмите кнопку «Добавить»;
• удаление поля или столбца – в списке Отображаемые поля выберите удаляемое поле. Нажмите кнопку «Удалить».

В однострочном макете, чтобы быстро удалить столбец, перетащите заголовок столбца за пределы строки. Когда вместо него в строке появятся знаки X, отпустите кнопку мыши.