No Image

Как заархивировать письма в outlook 2010

СОДЕРЖАНИЕ
310 просмотров
16 декабря 2019

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

  • используя возможности веб-интерфейса;
  • через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

  1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
  2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
  3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

  1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
  2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

  • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
  • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
  • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
  • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

  • открыть Аутлук через браузер;
  • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
  • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
  • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Как подключить архив на другом компьютере

В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

  1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
  2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
  3. Выбираем «Открыть и экспортировать».
  4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда " Архивировать " и ее функция не отображаются ни в одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server, и ваша организация использует архивацию Microsoft Exchange Server Online. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

Выполните одну из указанных ниже процедур.

В Outlook 2013: выберите файл _Гт_ сведения _гт_ средства очистки _гт_ Архивация.

В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке "Отправленные" может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке "Входящие".

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать". При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются в обычное время. Дополнительные сведения об автоАрхивации можно найти в статье использование автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.

Кроме того, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в дополнение к автоАрхивации и замене. Ручная архивация обеспечивает гибкие возможности и позволяет указать, какие папки включаются в архив, и какой архивный файл данных Outlook (PST) используется.

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, выполните указанные ниже действия.

Перейдите на вкладку Файл.

Нажмите инструменты очистки.

Нажмите кнопку Архивировать.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем щелкните папку, которую вы хотите архивировать. В этот ручной Архив входит любая подпапка выбранного вами папки.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение, в разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или папку. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Расположение конечного файла появится в поле файл архива .

Установите флажок включить элементы с установленным флажком "не автоархивировать" , чтобы включить все элементы, которые могут быть помечены отдельно, чтобы исключить их из автоматической архивации. Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а не игнорирует флажок " не Автоархивация" только для этого архива.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоАрхивацию. Выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Параметры.

На вкладке Дополнительно в группе Автоархивация нажмите кнопку Параметрыавтоархивации.

Снимите флажок Автоархивация каждые n дней .

АвтоАрхивация включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в папку архива через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в указанном месте.

Примечание: Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Вместо того чтобы создавать резервные копии и архивировать элементы вручную, возможно, вы обнаружите, что автоАрхивация может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения можно найти в разделе использование автоархивации для архивации и удаления элементов.

В меню файл выберите команду Архивировать.

Установите флажок Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

В разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение.

Установите флажок включить элементы с установленным флажком "не автоархивировать" , если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы захотите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, эти элементы снова будут подвергаться автоархивации, если только вы не Переопределите этот параметр вручную в будущем.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание: В Outlook автоматически создается еще один файл архива для элементов в папке и указанном месте.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Ниже приведены некоторые из основных задач, которые можно выполнить в Microsoft Outlook 2010.

В этой статье

Общие сведения об Outlook

Программа Microsoft Outlook 2010 предоставляет высококачественные средства управления рабочей и личной почтой более чем 500 миллионам пользователей Microsoft Office по всему миру. Выпуск Outlook 2010 оснащен широким набором функций, которые помогут вам оставаться на связи на работе, дома и на учебе.

Новый внешний вид Outlook 2010 и его расширенные возможности по организации почты, поиску, общению и использованию социальных сетей позволяют насладиться первоклассной возможностью продуктивно работать и оставаться на связи с коллегами и родными.

Добавление учетной записи электронной почты

Чтобы отправлять и получать сообщения с помощью Outlook 2010, нужно добавить в программу учетную запись электронной почты и настроить ее. Если вы использовали более раннюю версию Microsoft Outlook на том же компьютере, где установлена программа Outlook 2010, параметры учетной записи импортируются автоматически.

Если вы впервые используете Outlook или устанавливаете Outlook 2010 на новый компьютер, автоматически запускается компонент "Автоматическая настройка учетной записи", который помогает настроить параметры учетных записей электронной почты. Для настройки требуется только ваше имя, адрес электронной почты и пароль. Если учетную запись почты не удалось настроить автоматически, необходимо вручную ввести требуемые сведения.

Откройте вкладку Файл.

В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи.

Примечание: Инструкции по добавлению учетной записи Outlook.com (прежнее название — Hotmail) см. в разделе Добавление учетной записи Outlook.com в Outlook для Windows.

Создание сообщения электронной почты

Outlook 2010 позволяет отправлять сообщения одному или нескольким получателям, используя широкий набор функций и настроек.

Выберите представление Почта, перейдите на вкладку Главная и в группе Создать щелкните команду Создать сообщение.

Сочетание клавиш. Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.

Пересылка сообщения электронной почты или ответ на него

На вкладке Главная или Сообщение в группе Ответить щелкните команду Ответить, Ответить всем или Переслать.

Примечание: Название вкладки зависит от того, выбрано ли сообщение в списке сообщений или открыто в отдельном окне.

Чтобы удалить имя из полей Кому и Копия, щелкните его и нажмите клавишу DELETE. Чтобы добавить получателя, щелкните в поле Кому, Копия или СК и введите имя.

Добавление вложения в сообщение электронной почты

В сообщения электронной почты можно вкладывать файлы. В отправляемые письма также можно вкладывать другие элементы Outlook, например сообщения, контакты или задачи.

Создайте сообщение или откройте уже существующее и щелкните команду Ответить, Ответить всем или Переслать.

В окне сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить выберите команду Вложить файл.

Открытие или сохранение вложения из сообщения электронной почты

Вложение можно открыть из область чтения или открытого сообщения. После открытия и просмотра вложения его можно сохранить на жесткий диск. Если в сообщении содержится несколько вложений, их можно сохранить вместе или по одному.

Открытие вложения

Дважды щелкните вложение.

Сохранение вложения

Щелкните вложение в области чтения или в открытом сообщении.

На вкладке Вложения в группе Действия нажмите кнопку Сохранить как. Можно также щелкнуть вложение правой кнопкой мыши и выбрать команду Сохранить как.

Дополнительные сведения см. в статье Открытие и сохранение вложений.

Добавление подписи к сообщениям

Создавайте настраиваемые подписи, которые будут отображаться в отправленных вами сообщениях. Эти подписи могут содержать текст, изображения, электронная визитная карточка, логотип или даже изображение рукописной подписи.

Создание подписи

Откройте новое сообщение. На вкладке Сообщение в группе Включить щелкните команду Подпись, а затем выберите пункт Подписи.

На вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать.

Добавление подписи

В окне нового сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить щелкните команду Подпись и выберите нужную подпись.

Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов.

Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать встречу. Есть и другой вариант: щелкните правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выберите команду Создать встречу.

Сочетание клавиш. Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование встречи.

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая проходит с участием других людей и может включать использование ресурсов, например конференц-залов. Ответы на ваши приглашения на собрания отображаются в папке Входящие.

Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать собрание.

Сочетание клавиш. Чтобы создать приглашение на собрание из любой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Установка напоминаний

Вы можете устанавливать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч или собраний

Откройте необходимый элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите из раскрывающегося списка пункт Напоминание. Затем выберите, за сколько времени до встречи или собрания следует показать напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Для сообщений электронной почты, контактов и задач

На вкладке Главная в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.

Совет: С помощью напоминаний вы можете быстро помечать сообщения электронной почты как пункты списка дел. Щелкните правой кнопкой мыши столбец состояния отметки в списке сообщений или, если сообщение уже открыто, на вкладке Сообщение в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.

Дополнительные сведения см. в статье Установка и отмена напоминаний.

Создание контакта

Контакты могут состоять только из имени и электронного адреса или включать подробные дополнительные сведения, например почтовый адрес, несколько номеров телефонов, изображения, дни рождения и любые другие сведения, которые относятся к контакту.

Выберите представление Контакты и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать контакт.

Сочетание клавиш. Чтобы создать контакт из любой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+C.

Дополнительные сведения см. в статье Создание или добавление контакта.

Создание задачи

Многие люди ведут списки дел в бумажном или электронном виде либо сочетая эти методы. В Microsoft Outlook можно объединять несколько списков в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

Выберите представление Задачи и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать задачу.

Сочетание клавиш. Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+K.

Создание заметки

Заметки — это электронный аналог бумажных записок. Их можно использовать для вопросов, идей, напоминаний и других заметок, которые вы обычно пишите на бумаге.

Щелкните значок Заметки и в группе Создать выберите команду Создать заметку.

Сочетание клавиш. Чтобы создать заметку, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+N.

Дополнительные сведения см. в статье Создание заметки.

Печать сообщения электронной почты, данных контакта, элемента календаря или задачи

Вы можете распечатывать отдельные элементы, например сообщения электронной почты, контакты и записи календаря, а также такие крупные представления, как календари, адресные книги или списки содержимого папок почты.

Процедура печати одинакова для почты, календаря и любых других папок Microsoft Outlook — все параметры и функции печати находятся в представлении Backstage. Чтобы открыть его, щелкните вкладку Файл.

Выберите элемент или папку в Outlook, которые необходимо напечатать.

Откройте вкладку Файл.

Нажмите кнопку Печать.

Дополнительные сведения см. в статье Печать элементов в Outlook.

Комментировать
310 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Компьютеры
0 комментариев
No Image Компьютеры
0 комментариев
No Image Компьютеры
0 комментариев
No Image Компьютеры
0 комментариев
Adblock
detector
-->