No Image

Как правильно писать email на английском

СОДЕРЖАНИЕ
4 просмотров
16 декабря 2019

Вам нужно написать электронное письмо на английском языке — пример вам в этом поможет! В эру информационных технологий деловая переписка приобретает цифровой формат. Сегодня электронная почта является неотъемлемым способом коммуникации. Не стоит отрицать необходимость знания основ деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим основные правила написания электронных писем, а также приведем пример электронного письма на английском языке.

Электронные письма условно делятся на формальные и неформальные. Лексика в двух разновидностях писем разная, давайте разберем два типа писем более детально:

  • Корпоративная переписка.
  • Письма для деловых партнёров.
  • Письмо-обращение в организацию, техническую поддержку или интернет-магазин.
  • Предназначаются знакомому, другу, приятелю.
  • Адресуются члену семьи.

Структура электронного письма на английском языке

Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.

Основные составляющие письма:

  • Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12 th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
  • Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
  • Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
  • СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.

Основные элементы email:

  • Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
  • Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
  • Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
  • Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ. Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
  • Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.

Шаблон подписи ниже:

T +1 (111) 111 11 11 (int.111)

F +1 (111) 111 11 11

M +1 (111) 111 11 11

Электронное письмо на английском языке — пример

Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.

Как начать переписку по email на английском?

Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:

  • Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
  • Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
  • Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
  • Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
  • Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.

При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.

Первое предложение в письме

Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:

  • I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
  • I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
  • I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
  • I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
  • I am writing in reference to – Я пишу относительно…

Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:

  • Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
  • Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
  • Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
  • Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию

Заключительная фраза в электронном письме

Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.

  • If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
  • I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
  • Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.

Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:

  • Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
  • I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…

В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:

  • Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
  • Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
  • Lovingly yours (Любящий Вас).
  • Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
  • Yours cordially (Сердечно Ваш).

Пример делового письма на английском языке:

Электронное письмо другу на английском:

Пример делового письма по вышеуказанной структуре:

With reference to your last email regarding the current situation with the Skipton Airport Project, I can confirm the following:

We successfully completed stage 2 on Monday and at present we are preparing to start stage 3. On the whole, the project is going well. We have not encountered any problems with the machinery but there are still some minor issues with the delivery system.

As was pointed out in our last meeting, the problem with the delivery system is due to the software. It is a very common software issue and we just need time to correct the code. Rest assured that this issue is being looked into and we are confident that it will be resolved by the end of the month.

Читайте также:  Как перезагрузиться в рекавери

Please accept my apologises for not receiving a copy of the updated project report earlier. Please find attached a copy of the report at the end of email.

Concerning your question about the post-installation support package, I can confirm that we provide both remote and call-out site support 24 hours a day, 365 days a year. This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.

With regards to your request to extend the period of post-installation support from 6 months to 12 months. May I suggest that we discuss this matter at the next project update meeting?

I hope that this answers your questions.

If you require any further assistance, please do not hesitate to contact me on my mobile, 07340 7602133.

I look forward to hearing from you.

T +1 (111) 111 11 11 (int.111)

F +1 (111) 111 11 11

M +1 (111) 111 11 11


Искренне надеемся, что статья оказалась полезной для вас, и написать электронное письмо на английском языке теперь не составит труда. Желаем вам продуктивной электронной переписки. Шагайте в ногу со временем и развивайте свой уровень английского языка!

Как правильно написать электронное письмо на английском и какие фразы можно использовать в email-сообщениях? Об этом мы и поговорим.

Начнем с того, что электронные письма, как правило, короче обычных. Иногда могут состоять всего из нескольких строчек, но в этих строчках будет заключаться самая суть. Поэтому способность четко формулировать свои мысли — достаточно важный навык, необходимый при написании email. Также отметим, что электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма, но несмотря на это, вам никогда не простят излишне фамильярный тон. В связи с этим рассмотрим ключевые моменты, которые помогут написать хороший email.

Subject line (тема email)

Обязательно указывайте тему письма в строке Subject (Тема). Тема должна отражать содержание вашего сообщения. Хорошо, если в название будет входить какое-либо ключевое слово, которое поможет адресату запомнить тему, а затем легко найти нужное среди других писем.

Как начать email сообщение?

С приветствия и обращения. В деловом общении предпочтительно использовать:

Dear Sir, или Dear Madam, (используется в случае, если вы не знаете имени адресата);

Dear Sir or Madam, (употребляется в том случае, если вы не знаете пол лица, к которому обращаетесь);

To Whom It May Concern: («Кого это касается» — вполне допустимая фраза, если вы не знаете, к кому обратиться по данному вопросу);

Dear partners, / Dear managers, и т. д. (используется при обращении к группе людей: Уважаемые партнеры, / Уважаемые менеджеры, и т. д.);

Hi Nick, или Hello Nick, (допустимое приветствие в деловом общении, если вы хорошо знакомы с адресатом и находитесь в дружеских отношениях).

В неформальных email-сообщениях приветствие — на ваш выбор.

Обратите внимание, что после обращения может стоять запятая или двоеточие. Двоеточие чаще всего используется в строго-официальных письмах. Если вы используете фразу To whom it may concern, то после нее всегда стоит двоеточие.

Первое предложение в email-сообщениях

Если вы отвечаете на полученное письмо, то после приветствия можно поблагодарить за сообщение:

Thank you for your email of 11th July, enquiring about … (the upcoming TOEFL exam dates). — Спасибо за письмо с вопросом о …

Thank you for your email of 11th July concerning … (the conference in Brussels). — Спасибо за письмо относительно …

Thank you for your email of 11th July regarding … (the upcoming meeting). — Спасибо за письмо относительно …

Thank you for your prompt reply. — Спасибо за быстрый ответ.

Thanks for getting back to me. — Спасибо, что ответили мне.

Thank you for contacting Our Company. — Спасибо за то, что обратились в Нашу Компанию.

Если вы являетесь инициатором письма, то сначала можно представиться, при условии, что вы не знакомы (My name is Lana Golubenko), а затем сообщить цель вашего email:

I am writing to enquire about … (volunteering at your school). — Я пишу, чтобы узнать о …

I am interested in … (joining your Nursing Program) and would like to know … (the start dates) . — Я интересуюсь … и хотела бы знать…

I am writing in reference to … (my account at myefe.ru). — Я пишу относительно …

With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… (your article has been selected for publication.). — Что касается нашего телефонного разговора в пятницу, я бы хотела дать вам знать, что …

Заключительная реплика

Ваша заключительная реплика покажет, какие действия вы ожидаете от собеседника.

I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.

I look forward to your reply. — С нетерпением жду вашего ответа.

Thank you for your cooperation. — Спасибо за сотрудничество.

Как завершить email сообщение?

Последний шаг — грамотно закончить письмо:

Yours sincerely, (если вы обращались к адресату по имени Dear Mr.Jones) — С уважением;

Kind regards, — С уважением..

Regards, — С уважением…

Yours Truly, — Искренне Ваш…

Sincerely Yours, — С искренним уважением…

Вложения

Если в письме есть вложения, то следует обязательно указать на это в своем email-сообщении:

I am attaching … (my CV for your consideration). — Я прилагаю …

I am sending you … (the brochure) as an attachment. — Я отправляю вам … во вложении.

Мы рассмотрели основные моменты, которые помогут вам грамотно написать электронное письмо делового стиля. Неформальные email-сообщения, хотя и имеют свои особенности, пишутся в свободной форме и допускают употребление сленга и разного рода сокращений.

Читайте также:  Как настроить gprs интернет

Электронные письма делового стиля. Образцы

Предлагаю вам в качестве примера образцы электронных писем делового стиля:

Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.

Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.

  • письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
  • письмо-отклик на вакансию;
  • письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.
  • письмо другу, знакомому, коллеге;
  • письмо родственникам.

А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

1. Тема письма (subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.

Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26 th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

Обращение Комментарий
Обращение к конкретному мужчине.
Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

Обращение Комментарий
Неформальное дружеское приветствие.
Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

Фраза Перевод
Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас.
Мне жаль сообщать Вам.
Я бы хотел поблагодарить Вас.

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

Фраза Перевод
Большое спасибо за твое недавнее письмо.
Было приятно услышать о тебе недавно.
Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

Фраза Перевод
Пожалуйста, посмотри(-те). (мое CV и сопроводительное письмо).
Я прилагаю. (документ, который ты/Вы просил(-и)).
Я высылаю тебе/Вам. (фото из нашего отпуска).
Пожалуйста, посмотри(-те). (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

Читайте также:  Как выбрать хорошую качественную зарядку на смартфон
Фраза Перевод
С уважением,
С уважением,
Искренне Ваш,
С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет,

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

Фраза Перевод
С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
С наилучшими пожеланиями,
Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Будь здоров,
Ладно, пока,
До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Неформальная манера написания Regards
С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org . Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org . На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

  1. Обращайте внимание на цитирование

Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.
Пишите тему кратко

Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.
Используйте форматирование

Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.
Очищайте форматирование

Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.
Не пользуйтесь верхним регистром

Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.
Используйте нумерованные и маркированные списки

Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

  • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
  • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
  • Составьте белый список
  • Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

    Где найти друга по переписке: 4 лучших сайта

    Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:

    1. interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
    2. mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
    3. studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
    4. penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.

    Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.

    Комментировать
    4 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    No Image Компьютеры
    0 комментариев
    Adblock detector